BSBoksen – Forretningsbetingelser

Version 1.0, fra d. 24/5 2018 Betingelser for brug, servicebeskrivelse og grundlag for databehandlerinstruks.

  1. Definition
    1. bsboksen.dk er en online softwareløsning til transformation og udveksling af opkrævnings og
      betalingsaftaleoplysninger (Data) til Nets Betalingsservice. Ligeledes afhentes indbetaling oplysninger, betalingsaftale
      statusoplysninger samt oplysningslister fra Nets Betalingsservice. Mulighederne i programmet afhænger af de til enhver tid
      aktive moduler.
    2. bsboksen.dk ejes og drives af:
      BSBoksen ApS
      Tolstojs Alle 21, 2860 Søborg
      CVR: 36715421
      E-mail: info@bsboksen.dk
    3. Ved oprettelse af en konto indgås der en aftale mellem BSBoksen ApS (ejer og databehandler), herefter omtalt ejer, og
      kunden (dataansvarlig), herefter omtalt kunden.
  2. Bestilling
    1. Oprettelse af en konto foregår online på bsboksen.dk. En konto oprettes som betalende kunde med det samme.
    2. Indlæsning af Data foretages efter login til bsboksen.dk.
    3. Indlæsning af opkrævningsoplysninger sker via upload af Excel eller CSV fil på bsboksen.dk.
    4. Indlæsning af betalingsaftaleoplysninger fortages af dataansvarlig gennem indtastning af betalingsaftaleoplysninger
      gennem brugergrænsefladen på bsboksen.
    5. Al datakommunikation mellem dataansvarlig og bsboksen.dk foretages gennem en krypteret HTTPS forbindelse.
  3. Betaling
    1. Betaling foregår ved betaling af FI-indbetaling over netbank eller ved automatisk træk, hvis betalingsaftale mellem
      kreditor og BSBoksen forligger.
    2. Alle fakturaer, der sendes fra BSBoksen, kan ses ved at logge ind i systemet.
    3. Manglende betaling ud over 30 dage efter betalingsfrist anses som misligholdelse af denne aftale.
  4. Levering
    1. Levering af Uddata til Nets Betalingsservice sker på fastlagte tidspunkter hver dag.
    2. Levering af betalingsoplysning er
    3. Alle oplysninger til sendes til Nets Betalingsservice fortages via en krypteret SSH forbindelse punkt til punkt
      forbindelse.
  5. SaaS og Priser
    1. bsboksen.dk er en Software as a Service (SaaS) løsning, der betales ved oprettelse af konto og for hver
      opkrævningslinje og for hver betalingsaftale der oprettes i systemet.
    2. Der udsendes e-mails med opkrævninger til den kontaktperson, der er angivet af kunden. Det er kundens ansvar, at
      opkrævningen betales, uanset om e-mailen er modtaget eller ej.
    3. De aktuelle priser kan altid ses på https://members.bsboksen.dk/forside/forside7.asp.
    4. Ejer forbeholder sig retten til at ændre priser med minimum 3 måneders varsel.
  6. Fortrydelse
    1. Da der er tale om et immaterielt produkt, er det ikke muligt at returnere varen efter køb.
    2. Efter indlæsning af data på bsboksen.dk og frem til afsendelse af data til Nets Betalingsservice, kan dataansvarlig
      fortryde indlæsningen ved at aktivere sletning af det indlæste.
    3. Efter at data er afsendt til Nets Betalingsservice er der ingen fortrydelsesret.
  7. Adgang til systemet
    1. Ved oprettelse af en konto modtager kunden et login til systemet. Kunden skal logge på systemet med brugernavn og
      adgangskode via sin browser.
    2. Adgang til systemet kræver en aktiv konto hos BSBoksen ApS.
    3. Kunden har kun én adgang til systemet, med mindre flere konti oprettes.
    4. Kunden er selv ansvarlig for, hvem der gives adgang til, og hvilken adgang de har til systemet.
    5. Ejer må ikke oprette eller ændre bruger-adgang, medmindre der er en skriftlig instruks fra kunden.
    6. Er en kunde låst ude af egen konto, og det kræver, at ejer opdaterer rettigheder, skal der underskrives en erklæring
      fra en tegningsberettiget fra kunden, som angiver, at rettighederne må opdateres.
    7. Officielt understøttes browserne: Internet Explorer 11, Microsoft Edge, Firefox, Chrome og Safari. Vi anbefaler, at
      kunde og brugere altid har opdateret browseren til den nyeste version.
  8. Produkt og services
    1. En BSBoksen-konto giver adgang til de moduler der er bsboksen.dk udbyder.
    2. bsboksen.dk er et standardprogram med en begrænset funktionalitet. Kunden arbejder indenfor de begrænsninger,
      systemet til enhver tid måtte have.
    3. Er man i tvivl om funktionalitet og muligheder, kan kunden altid få oplyst disse ved at kontakte supporten.
    4. Al administration og vedligeholdelse samt alle handlinger, der udføres på kundens egne data, skal udføres af kunden
      og kundens brugere selv.
    5. Ejer udfører ikke administrativt arbejde for kunden, medmindre der er givet en tydelig instruks, og alt arbejde, der
      udføres, opkræves efter gældende timetakst.
    6. Med i produktet følger hjælp og support i et vist omfang, som det er beskrevet under punktet Support nedenfor.
  9. Support
    1. Når der kunden har oprettet en adgang, følger der altid support med til brug af bsboksen.dk.
    2. Support til BSBoksen-systemet omfatter besvarelse af spørgsmål i forbindelse med funktionalitet, opsætning og brug
      af programmet.
    3. Support til fejlsøgning af problemer samt assistance til udbedring af disse, såfremt det skyldes en
      applikationsfejl.
    4. Support omfatter ikke, at ejer udfører arbejde på kundens konto eller data.
    5. Support omfatter ikke udbedring af problemer opstået ved kundens eller brugerens egne bevidste eller ubevidste
      handlinger.
    6. Tilgang til kundens konto og data sker kun efter mundtlig eller skriftlig tilladelse fra kunden og kan til- og
      fravælges i systemet under generelle indstillinger.
    7. Support foregår online via e-mail eller telefonisk.
    8. Ejer bestræber sig på at besvare henvendelser indenfor 36 timer i hverdage. Der kan være perioder med øget pres,
      der gør svartiden længere.
    9. Eventuel ferielukning eller nedsat supportkapacitet meldes ud til kunden via hjemmesiden.
    10. Der ydes som udgangspunkt ikke support på andre kanaler eller platforme end e-mail.
    11. I tilfælde, hvor kunden skal have uforholdsvis meget support, kan ejer opkræve ekstra administrationsgebyr eller
      anvise, at kundens problemer løses på anden vis, men ejer vil altid oplyse kunden herom, inden det bliver aktuelt.
  10. Ekstra ydelser
    1. Alt arbejde, der falder udenfor de normale produkter og services, afregnes på timebasis eller ved tilbudsgivning.
    2. Ejer oplyser altid kunden om arbejde, der medfører ekstra omkostninger, før det udføres.
  11. Integration med tredjepart og underleverandører
    1. Visse moduler kræver kommunikation med en tredjepart eller underleverandør. Disse kan til enhver tid ses på
      https://www.bsboksen.dk/compliance.
    2. Ejeren bærer intet ansvar for stabilitet af tredjepartsløsninger, fx Betalingsservice, kreditkortudbydere eller andre
      serviceleverandører, der er udenfor ejers kontrol.
    3. Ejer skal sikre, at der tages forholdsregler og reageres på konsekvente problemer med faste samarbejdspartneres
      løsninger, og tilpasse egen løsning hertil eller finde en anden passende udbyder.
  12. Fejlrettelse og opdateringer
    1. Ejer holder løbende programmet opdateret og retter fejl og problemer.
    2. Ejer logger så vidt muligt fejl automatisk, så de kan håndteres effektivt, og data i forbindelse med fejlen kan
      bruges til at finde og løse problemet. Automatiske fejlrapporter indeholder så vidt muligt ikke personlige oplysninger og
      behandles fortroligt.
    3. Oplever kunden en fejl, bør det meddeles til ejer snarest muligt med en grundig beskrivelse.
    4. Ved modtagelse af en fejlmelding vurderer ejeren vigtigheden af fejlen og håndterer den derefter.
    5. Begrænsning i funktionalitet ses ikke som en fejl, men kunden er velkommen til at rapportere ønsker om udvidelse af
      funktionalitet.
    6. Større opdateringer eller opdateringer med forventet nedetid vil så vidt muligt blive lagt mellem kl. 1 og kl. 5. i
      hverdage.
    7. Planlagt arbejde med systemet, hvor der forventes nedetid, annonceres på hjemmesiden mindst 24 timer i forvejen.
  13. E-mails og kontakt
    1. Ejer sender kun e-mails til kontaktperson og administratorer hos kunden vedrørende fakturering, driftsmeddelelser,
      meddelelser om vigtige opdatering, sikkerhedsbrud eller andre beskeder, der er vigtige for brugen af systemet eller
      aftalen.
  14. Immaterielle rettigheder
    1. Ejeren ejer alle rettigheder til BSBoksen og materialet, der indgår i selve applikationen, samt materialet på
      www.bsboksen.dk.
    2. Kunden må ikke hacke, dekompilere eller foretage angreb på systemet uden forudgående tilladelse fra ejeren.
    3. Kunden ejer selv alle data og informationer, de selv lægger ind i systemet.
    4. Kunden kan til enhver tid selv trække data ud eller bede ejer om at få udleveret kundens egne data.
    5. Eventuelle udgifter i forbindelse med udtræk og levering af disse data afholdes af kunden.
  15. Ejerens ansvar
    1. Det er ejers ansvar at sikre stabil drift af systemet, svarende til mindst 99,6% oppetid i løbet af et kalenderår.
      Ejer kan dog ikke holdes ansvarlig for svigtende dataforbindelse imellem systemet og den enkelte bruger.
    2. Det er ejers ansvar at holde applikationen og bagvedliggende systemer opdateret.
    3. Det er ejers ansvar at overvåge trusselsbilledet og tage fornuftige tiltag for at sikre kundens data.
    4. Det er ejers ansvar at implementere retningslinjer for at sikre, at kundens data ikke videregives, ændres eller
      slettes uden forudgående accept fra kunden.
  16. Kundens ansvar
    1. Kunden har ansvaret for at holde kontaktoplysninger og faktureringsinformationer opdateret i systemet.
    2. Kunden har selv ansvaret for opsætning og brug af systemet.
    3. Kunden har ansvaret for opdatering og berigtigelse af alle data, kunden selv administrerer i systemet.
    4. Kunden bærer selv ansvaret for alle handlinger foretaget i applikationen.
    5. Kunden har ansvaret for, at den gældende opsætning er tilpasset de data, der opbevares i systemet, samt at data og
      opsætning overholder gældende lovgivning, herunder lovgivning om persondatabeskyttelse.
    6. Kunden er over for sine egne medlemmer ansvarlig for at indsamle samtykke til at opbevare og behandle oplysninger om de
      privatpersoner, der indsamles oplysninger om, og at der kun udføres behandling i overensstemmelse med det indhentede
      samtykke.
  17. Løbetid og opsigelse
    1. Kunden kan opsige konto til hver en tid med 14 dages varsel.
    2. Ved opsigelse lukkes adgangen til konto.
    3. Ved opsigelse har kunden ret til at få alle data eksporteret. Skal ejer forestå dette, vil kunden afholde udgifterne
      til dette.
    4. Ejer kan opsige en kunde hvis betalingsbetingelser misligholdes.
  18. Misligholdelse
    1. Aftale og kan opsiges som konsekvens af den ene parts misligholdelse.
    2. Kravet om misligholdelse skal meddeles den anden part skriftligt.
    3. Har den misligholdende part ikke afhjulpet problemet indenfor 30 dage fra skriftlig meddelelse, kan den klagende part
      opsige aftalen straks.
    4. Misligholdelse er fx misbrug af platformen, afvigelse fra instruks, manglende overholdelse af lovgivning, ustabil drift
      eller manglende betaling.
    5. Ved opsigelse af aftalen på grund af misligholdelse lukkes adgang til kontoen straks.
  19. Sletning af data
    1. Opsiges en konto eksplicit af kunden, slettes konto og kundens data 1 måned efter aftalens udløb, medmindre kunden
      har specificeret andet.
    2. En konto, der opsiges på baggrund af manglende betaling, misligholdelse eller lignende, hvor kunden ikke har oplyst
      ønsker om at beholde eller få data slettet, vil blive slettet, 3 måneder efter kontoen er lukket.
    3. En kunde kan til enhver tid få slettet sin konto og sine data.
    4. Når en konto slettes, beholdes faktureringsinformationer på kunden i nuværende kalenderår og 5 år frem.Kunder, der
      ikke har været opkrævet, slettes fuldstændigt, når deres konto nedlægges.
    5. Ved enhver sletning gælder det, at oplysningerne vil blive i backupsystemer i op til 30 dage efter sletning og først
      herefter er fuldt slettet.
  20. Ansvarsfrihed
    1. Man kan ikke gøres ansvarlige for fejl eller forsinkelser, hvis udførelse hindres af begivenheder, der med rimelighed
      kan siges at være udenfor partens kontrol. Det kan være, men er ikke begrænset til, naturkatastrofer, krig, uroligheder,
      oprør, generalstrejke, arbejdsmarkedsuroligheder, brand, oversvømmelse, monetære begrænsninger, handelsembargoer,
      transportforsinkelser, afbrud eller nedbrud i energiforsyningen, overholdelse af lovgivning, ordrer, regler og regulativer
      udstedt af en lovlig regeringsinstans eller lignende begivenheder.
    2. Ejer kan ikke holdes økonomisk ansvarlig for nogen former for tab hos kunden som følge af brugen af BSBoksen.
  21. Konflikter
    1. Betingelserne i denne aftale reguleres og fortolkes under gældende dansk lovgivning.
    2. I tilfælde af tvister på grundlag af nærværende forretningsbetingelser aftales Retten i København i Danmark som
      værneting.
  22. Generelt
    1. Ejer kan ændre betingelserne for brug med 3 måneders varsel.